ثبت نتیجه تماس مشتری املاک با یک الگوی کوتاه
یادداشت قرار نیست متن کامل مکالمه باشد. آن‌قدر روشن بنویسید که فردا خودتان یا همکارتان بدون حدس بفهمد چه اتفاقی افتاده است. «صحبت شد» یا «پیگیری شود» برای این کار کافی نیست
چهار بخش را جدا کنید: موضوع تماس، پاسخ واقعی مشتری، تغییر نیاز یا سؤال باقی‌مانده و اقدام بعدی. اگر اقدامی لازم نیست، همان را روشن کنید؛ برای هر تماس نباید کار بی‌دلیل بسازید
- موضوع: درباره کدام فایل یا کدام نیاز صحبت شد؟
- نتیجه: مشتری چه گفت یا تماس بی‌پاسخ ماند؟
- اطلاعات تازه: کدام نیاز تغییر کرد و چه چیزی هنوز معلوم نیست؟
- اقدام بعدی: چه کاری، برای چه پرونده‌ای و در چه زمانی لازم است؟
پاسخ مشتری را از برداشت خودتان جدا کنید
«مشتری گفت پارکینگ ضروری است» یک داده روشن از گفت‌وگوست. «به نظر علاقه‌مند بود» برداشت مشاور است. هر دو می‌توانند در یادداشت باشند، اما برداشت نباید جای نیاز تأییدشده را بگیرد
اگر مشتری فقط گفته «بعداً صحبت کنیم»، از آن زمان قطعی بازدید نسازید. اگر سقف بودجه را اعلام نکرده، مبلغ حدسی وارد نکنید. کیفیت پرونده با مشخص بودن مجهول‌ها بهتر می‌شود، نه با پر کردن همه فیلدها
یک نمونه قابل استفاده بعد از معرفی فایل
این نمونه آموزشی است: «درباره فایل آپارتمان دوخوابه تماس گرفتیم؛ مشتری محل را پسندید اما وجود آسانسور برایش ضروری است؛ اطلاعات آسانسور فایل هنوز تأیید نشده؛ ابتدا از مالک بپرسم و پس از مشخص شدن نتیجه با مشتری تماس بگیرم»
اینجا دو قدم به هم وابسته‌اند. قبل از وعده دادن به مشتری، باید اطلاعات مالک روشن شود. اگر زمان مشخصی توافق شده، همان را ثبت کنید؛ در غیر این صورت زمان پیگیری داخلی را واقع‌بینانه تعیین کنید
- کار اول: تأیید آسانسور فایل از مالک
- کار بعدی: اطلاع نتیجه به مشتری پس از گرفتن پاسخ
- پرونده مرتبط: همان مشتری و همان فایل معرفی‌شده
- یادداشت: تا پاسخ مالک نیامده، بازدید قطعی نشده است
تماس بی‌پاسخ هم نتیجه است، اما پاسخ نیازسنجی نیست
وقتی تماس وصل نشده، بنویسید «بی‌پاسخ»؛ این نتیجه به معنی رد فایل، تغییر بودجه یا بی‌علاقه بودن مشتری نیست. زمان تلاش بعدی را مطابق سابقه ارتباط و توافق قبلی انتخاب کنید
اگر مشتری زمان دیگری خواسته، موعد را ثبت کنید تا پیگیری به حافظه وابسته نباشد. اگر اعلام کرده فعلاً جست‌وجو نمی‌کند، وضعیت و یادداشت پرونده را متناسب با همین پاسخ تنظیم کنید؛ تماس بیشتر همیشه اقدام بهتر نیست
نتیجه و کار بعدی را در اپکس به هم وصل کنید
در اپکس، نتیجه تماس را برای پرونده مشتری نگه دارید و اگر ادامه‌ای لازم است، یک کار با عنوان روشن، زمان و اولویت ثبت کنید. ارتباط کار با مشتری یا فایل کمک می‌کند هنگام انجام آن، موضوع را دوباره از میان یادداشت‌ها پیدا نکنید
عنوان «تماس» مبهم است؛ «تأیید زمان بازدید با مشتری» کاری روشن‌تر می‌سازد. اولویت را از اهمیت و موعد واقعی بگیرید، نه از اینکه کدام پرونده زودتر دیده شده است
وقتی کار انجام شد، نتیجه تازه را ثبت و خود کار را انجامشده علامت بزنید. ساخت کار بعدی، به‌تنهایی کار قبلی را تمام نمی‌کند. این تفاوت جلوی فهرست شلوغی را می‌گیرد که در آن کارهای انجامشده همچنان باز مانده‌اند
سؤال‌های متداول
در نتیجه تماس چه چیزی بنویسیم؟
موضوع تماس، پاسخ واقعی، اطلاعات تازه یا مجهول و اقدام بعدی را کوتاه و روشن ثبت کنید
آیا هر تماس باید به یک کار تازه تبدیل شود؟
خیر؛ فقط وقتی قدم بعدی مشخص و لازم است کار بسازید، و اگر ادامه‌ای لازم نیست آن را در نتیجه تماس روشن کنید
ثبت کار بعدی یعنی کار قبلی انجام شده است؟
خیر؛ پس از انجام کار، نتیجه آن را ثبت و همان کار را انجامشده علامت بزنید