فایل قدیمی با فایل نامعتبر فرق دارد
قدیمی بودن تاریخ ثبت به‌تنهایی ثابت نمی‌کند ملک از دسترس خارج شده است. ممکن است هنوز عرضه شود، اما مبلغ یا شرایط بازدید تغییر کرده باشد. در مقابل، یک فایل تازه هم ممکن است همان روز معامله شده باشد
پرونده را بر اساس شواهد به‌روز کنید، نه صرفاً سن آن. تا وقتی پاسخ مالک را نگرفته‌اید، وضعیت نامعلوم را با «موجود و تأییدشده» یکی ندانید و از وعده قطعی برای بازدید پرهیز کنید
چک‌لیست به‌روزرسانی قیمت و موجودی فایل املاک
تماس با مالک را با یک هدف روشن شروع کنید: آیا این ملک با همین شرایط هنوز قابل معرفی است؟ مبلغ و واحد آن را تکرار کنید تا اشتباه بین تومان و ریال یا رهن و اجاره باقی نماند
اگر پاسخ به بخشی از سؤال‌ها روشن نیست، همان بخش را نامشخص نگه دارید. نرسیدن پاسخ تماس، نشانه فروش یا اجاره رفتن ملک نیست
- ملک هنوز برای فروش یا اجاره عرضه می‌شود؟
- قیمت فعلی یا مبالغ جداگانه رهن و اجاره چیست؟
- شرایط اصلی معامله یا امکانات اعلام‌شده تغییر کرده؟
- چه زمانی و با چه هماهنگی می‌توان بازدید کرد؟
- این اطلاعات چه روزی و از چه کسی تأیید شده است؟
آخرین ویرایش را با آخرین بررسی اشتباه نگیرید
اضافه کردن یک عکس، اصلاح عنوان یا نوشتن یادداشت داخلی، خبر تازه‌ای از مالک نیست. تاریخ آخرین ویرایش نشان می‌دهد پرونده دست خورده؛ تاریخ آخرین بررسی باید نشان دهد قیمت و موجودی واقعاً تأیید شده‌اند
در یک مثال فرضی، امروز عنوان فایل را اصلاح کرده‌اید، اما آخرین گفت‌وگو درباره قیمت مربوط به قبل است. اگر فقط تاریخ ویرایش را مبنا بگیرید، پرونده تازه به نظر می‌رسد؛ در حالی که هنوز باید برای معرفی به مشتری بررسی شود
کدام فایل‌ها را اول بررسی کنیم؟
از فایل‌هایی شروع کنید که برای مشتری فعلی پیشنهاد شده‌اند یا بازدید نزدیک دارند. بعد سراغ فایل‌های فعالِ بدون زمان بررسی مشخص بروید. بررسی یک فایل مرتبط با نیاز امروز، معمولاً از تماس بی‌هدف درباره همه پرونده‌ها کاربردی‌تر است
برای فایل‌های باقی‌مانده، برنامه‌ای متناسب با تغییرپذیری قیمت و حجم دفتر داشته باشید. یک فاصله زمانی ثابت برای همه ملک‌ها تضمین دقت نمی‌دهد؛ هر بار که اطلاعات تازه یا درخواست جدی رسید، دوباره شرایط را تأیید کنید
- فایل پیشنهادی برای مشتری فعال یا بازدید نزدیک
- فایل فعال با قیمت یا موجودی نامشخص
- فایل دارای پاسخ‌های متناقض یا تغییر مبلغ
- پرونده‌های باقی‌مانده بر اساس برنامه بررسی دفتر
نتیجه بررسی را در پرونده اپکس نگه دارید
در ویرایش فایل اپکس، گزینه «قیمت و موجودی را با مالک بررسی کردم» برای ثبت تأیید واقعی وجود دارد. پس از گفت‌وگو با مالک و اصلاح مشخصات، آن را انتخاب کنید تا زمان بررسی ثبت شود. برای اصلاح ساده یادداشت نیازی به اعلام تأیید تازه نیست
اگر مبلغ را تغییر دهید اما دوباره تأیید نکنید، زمان بررسی قبلی نباید به مبلغ تازه اعتبار بدهد. وضعیت فایل را هم مطابق واقعیت نگه دارید: فعال، فروخته‌شده، اجاره‌رفته یا بایگانی‌شده. بایگانی کردن به معنای انجام معامله نیست؛ دلیل آن را در یادداشت روشن کنید
اگر مالک پاسخ نداد، نتیجه تماس را بنویسید و یک کار برای تماس بعدی ثبت کنید. با این کار، پرونده هم اطلاعات قابل اتکا دارد و هم قدم بعدی مشخص است
سؤال‌های متداول
آیا ویرایش یادداشت، زمان بررسی قیمت را تازه می‌کند؟
خیر؛ ویرایش اطلاعات داخلی با تأیید واقعی قیمت و موجودی از مالک فرق دارد
اگر مالک پاسخ نداد، فایل را فروخته‌شده بزنیم؟
خیر؛ نتیجه تماس را ثبت کنید و برای بررسی دوباره کار بسازید، مگر شواهد روشن از انجام معامله داشته باشید
هر چند وقت یک بار باید فایل را بررسی کنیم؟
فاصله بررسی به وضعیت فایل و نیاز مشتری بستگی دارد؛ پیش از معرفی جدی یا هماهنگی بازدید، قیمت و موجودی را دوباره تأیید کنید