چرا فایل تکراری فقط فهرست را شلوغ نمی‌کند؟
دو پرونده از یک ملک ممکن است دو قیمت متفاوت داشته باشند. مشاور از یکی فایل معرفی می‌کند، همکارش دیگری را بهروز می‌کند و نتیجه تماس در پرونده سوم می‌ماند. دیگر معلوم نیست کدام اطلاعات برای تصمیم امروز معتبر است
تکرار، تطبیق را هم گیج‌کننده می‌کند: چند کارت ظاهراً متفاوت می‌بینید که در واقع یک انتخاب‌اند. پیش از حذف یا ادغام، باید مطمئن شوید پرونده‌ها مربوط به همان واحد هستند؛ حذف صرفاً بر اساس تشابه می‌تواند یک فایل واقعی را از دسترس خارج کند
برای جلوگیری از ثبت فایل تکراری املاک چه چیزهایی را مقایسه کنیم؟
عنوان «آپارتمان دوخوابه» هویت ملک نیست. شماره تماس مالک هم به‌تنهایی کافی نیست؛ یک مالک می‌تواند چند ملک داشته باشد. مشخصات را کنار هم بگذارید تا شباهت عمومی از نشانه‌های یکسان بودن جدا شود
شهر و محله را جدا بررسی کنید. دو فایل با محله هم‌نام در دو شهر، یک ملک نیستند. قیمت را هم شناسه اصلی نگیرید؛ تغییر قیمت می‌تواند مربوط به همان پرونده قبلی باشد
- شهر، محله و نشانی تا حدی که در اختیار دارید
- نوع ملک و نوع معامله
- متراژ و طبقه برای واحدهای ساختمانی
- اطلاعات تماس مالک و شناسه پرونده موجود
- شماره واحد یا توضیح تمایز، اگر چند واحد مشابه وجود دارد
یک مثال: فایل تکراری یا دو واحد مستقل؟
در یک مثال فرضی، دو فایل هر دو ۱۲۰ متر، در یک ساختمان و متعلق به یک مالک‌اند. یکی طبقه دوم و دیگری طبقه چهارم است؛ این‌ها دو فایل مستقل‌اند. حتی یکسان بودن طبقه هم برای ادغام کافی نیست، چون ممکن است دو واحد در همان طبقه وجود داشته باشد
اما اگر عکس یادداشت و ردیف اکسل، همان واحد و همان تماس مالک را توصیف می‌کنند و فقط قیمت فرق دارد، ابتدا با مالک بررسی کنید کدام مبلغ جاری است. پس از روشن شدن موضوع، اطلاعات معتبر را در پرونده موجود نگه دارید و تفاوت را در یادداشت توضیح دهید
قبل از ورود اکسل، ویس یا OCR یک بررسی کوتاه انجام دهید
در ورود گروهی اکسل، ردیف‌هایی را که هویت کافی ندارند جدا بررسی کنید. شماره تماس و عددها را به شکل یکدست وارد کنید و شهر را داخل محله پنهان نکنید. یک قیمت بدون واحد یا یک نشانی کوتاه، برای تصمیم درباره تکراری بودن کافی نیست
در ویس و استخراج از عکس هم اطلاعات ذخیره‌شده را مرور کنید. اگر طبقه یا متراژ اشتباه خوانده شود، ممکن است همان ملک متفاوت به نظر برسد. اصلاح اطلاعات خوانده‌شده با ساخت دوباره پرونده فرق دارد؛ برای اصلاح، از پرونده موجود شروع کنید
بررسی تکراری بودن در اپکس چگونه به کار مشاور کمک می‌کند؟
مسیرهای ثبت دستی، اکسل، ویس و OCR در اپکس از بررسی مشترک هویت فایل استفاده می‌کنند. وقتی اطلاعات کافی برای تشخیص وجود داشته باشد، فایل مشابهِ موجود برای بررسی مشخص می‌شود و اطلاعات آن خودسرانه جایگزین نمی‌شود
اگر اطلاعات کم باشد، سیستم نمی‌تواند با اطمینان بگوید دو ورودی یک ملک‌اند. پرونده نیازمند بررسی را تکمیل کنید و اگر واقعاً واحد مستقلی است، تفاوت آن را روشن نگه دارید. این بررسی کمک‌کننده است؛ جای شناخت ساختمان و تأیید مشاور را نمی‌گیرد
- پرونده مشابه را باز کنید و مشخصات را کنار هم ببینید
- قیمت یا وضعیت تازه را پس از تأیید در همان پرونده اصلاح کنید
- واحد مستقل را با مشخصات تمایز کافی ثبت کنید
- اطلاعات نامعلوم را حدس نزنید؛ برای تکمیل آن اقدام بعدی بسازید
سؤال‌های متداول
آیا یکسان بودن شماره مالک یعنی فایل تکراری است؟
خیر؛ یک مالک ممکن است چند ملک یا چند واحد مستقل داشته باشد و نشانی، متراژ، طبقه و تمایز واحدها هم باید بررسی شوند
اگر قیمت فایل عوض شده باشد، پرونده جدید بسازیم؟
برای همان ملک، پس از تأیید مبلغ جدید پرونده موجود را بهروز کنید و نتیجه بررسی را نگه دارید
آیا فایل ناقص را می‌توان با اطمینان تکراری تشخیص داد؟
نه همیشه؛ تا هویت ملک روشن نشده، شباهت اطلاعات محدود دلیل کافی برای حذف یا ادغام نیست