مدیریت فایل املاک با اکسل چه مزیتی دارد؟
در یک جدول منظم می‌توانید برای نوع معامله، منطقه، متراژ، قیمت و وضعیت ستون جدا داشته باشید. فیلتر کردن این ستون‌ها از جست‌وجوی یک متن بلند آسان‌تر است و برای شروع، ساختار قابل فهمی می‌دهد
بهتر است هر ملک یک شناسه ثابت و یک ردیف اصلی داشته باشد. قیمت را به صورت عدد، واحد را روشن و تاریخ آخرین بررسی را جدا ثبت کنید. نوشتن «حدود پانزده» در ستون قیمت، مقایسه عددی را دشوار می‌کند
- شناسه فایل و نوع معامله
- نوع ملک، منطقه و مشخصات پایه
- قیمت کل یا رهن و اجاره در ستونهای جدا
- وضعیت فعلی و تاریخ آخرین بررسی
- نشانی تصاویر و یادداشت‌های مرتبط
واتساپ برای دریافت اطلاعات خوب است؛ مرجع نهایی را تعیین کنید
عکس، توضیح مالک و زمان بازدید ممکن است در پیام‌رسان برسند. لازم نیست این راه ارتباطی را کنار بگذارید؛ لازم است بدانید اطلاعات تأییدشده در کجا ثبت می‌شوند
فرض کنید قیمت یک ملک امروز تغییر می‌کند. اگر فقط همان پیام را نگه دارید، جدول قدیمی و فایل ارسالی قبلی همچنان مبلغ قبلی را نشان می‌دهند. قیمت مرجع را بهروز کنید و تاریخ تغییر را ثبت کنید تا معلوم باشد کدام اطلاعات تازه‌تر است
سه نشانه که روش فعلی به نظم بیشتری نیاز دارد
نیاز به تغییر را با تعداد دلخواهی از فایل‌ها تعیین نکنید. نشانه عملی این است که برای پیدا کردن یک فایل، فهمیدن آخرین قیمت یا یادآوری معرفی‌های قبلی ناچارید چند جا را مرور کنید
- برای یک ملک چند ردیف یا چند نام دارید و نسخه اصلی معلوم نیست
- فایل فروخته‌شده یا خارج از بازار میان گزینه‌های فعال دیده میشود
- نمی‌دانید یک فایل به کدام مشتری معرفی شده و نتیجه چه بوده است
پیش از جابه‌جایی فایل‌ها، داده‌ها را تمیز کنید
یک نسخه پشتیبان از جدول بگیرید. ستون‌ها را یکدست کنید و فروش، رهن و اجاره را از هم جدا نگه دارید. مبلغ اجاره ماهانه نباید با قیمت فروش در یک ستون مبهم مخلوط شود
تکراری بودن را فقط از شباهت عنوان نتیجه نگیرید؛ منطقه، نشانی، متراژ و اطلاعات مالک را در کنار هم بررسی کنید. دو واحد مشابه ممکن است دو ملک متفاوت باشند
برای داده‌های قدیمی حدس نزنید. وضعیت نامعلوم، مبلغ تأییدنشده و اطلاعات ناقص را مشخص کنید تا پیش از استفاده دوباره بررسی شوند. حذف همه ردیف‌های ناقص، جای تکمیل اطلاعات را نمی‌گیرد
فایلینگ منظم چه چیزی به جدول اضافه می‌کند؟
جدول اطلاعات را نگه می‌دارد؛ جریان کاری باید این اطلاعات را به مشتری و قدم بعدی وصل کند. بودجه و نیاز مشتری، وضعیت ملک، آخرین تعامل و پیگیری بعدی باید کنار هم قابل استفاده باشند
برای مثال آموزشی، مشتری دنبال آپارتمان دوخوابه در یک محدوده است. ابتدا فقط فایلهای مرتبط و قابل عرضه را بررسی کنید، سپس نزدیک بودن قیمت و ویژگی‌ها را بسنجید. بعد نتیجه معرفی را در پرونده مشتری نگه دارید تا همان گزینه بدون توجه به بازخورد قبلی تکرار نشود
از اطلاعات پراکنده به فایل و مشتری مرتبط در اپکس
اپکس مدیریت فایل و مشتری را در یک محیط قرار می‌دهد و پیشنهادها را از مشخصات ثبت‌شده می‌سازد. پیش از اتکا به نتیجه تطبیق، پرونده‌های ناقص و وضعیت فایل‌ها را بررسی کنید؛ کیفیت داده اولیه همچنان مسئولیت مهم مشاور است
اگر روش فعلی شما با اکسل منظم و قابل پیگیری است، فقط به خاطر تغییر ابزار آن را به هم نزنید. زمانی سراغ یک جریان یکپارچه بروید که اتصال فایل، مشتری و اقدام بعدی در روش فعلی دشوار شده باشد
سؤال‌های متداول
آیا اکسل برای مدیریت فایل املاک نامناسب است؟
خیر؛ جدول با ستونهای روشن و داده بهروز مفید است. دشواری معمولاً در اتصال عکس، وضعیت، مشتری و پیگیری میان چند ابزار ایجاد میشود
فایلهای مشابه را چگونه از تکراریها جدا کنیم؟
عنوان بهتنهایی کافی نیست؛ نشانی، متراژ، اطلاعات مالک و مشخصات واحد را کنار هم بررسی کنید
اولین قدم برای مرتب کردن فایلهای پراکنده چیست؟
یک مرجع اصلی تعیین کنید، از اطلاعات پشتیبان بگیرید و برای هر ملک شناسه ثابت، وضعیت و تاریخ آخرین بررسی داشته باشید